Che siano virtuali o in presenza, gli eventi sono tra le azioni di Marketing in grado di contribuire maggiormente al rafforzamento del proprio brand e all’acquisizione di nuovi prospect.

Dai la giusta rilevanza a ciascun evento

Se stai progettando una rassegna di eventi, programma un ciclo di comunicazione che non si esaurisca con il solo messaggio di presentazione. Le statistiche indicano che nell’Email Marketing sono vincenti i messaggi con un contenuto chiaro e preciso, invia quindi almeno un’email dedicata per ciascun evento, piuttosto che reiterare l’elenco con più link di approfondimento o iscrizione.

Se stai promuovendo un webinar o un evento digitale, invita i lettori ad iscriversi anche nel caso in cui non abbiano certezza di poter partecipare, in quanto, concluso l’evento invierai materiali interessanti come il link della registrazione o le slide dei relatori. Quasi certamente otterrai un numero di partecipanti inferiore a quello degli iscritti, ma un alto numero di prospect ti avrà concesso il diritto a contattarli per approfondimento. Questo sì che è un successo!

Se stai divulgando invece un evento in presenza, fai buon uso delle informazioni geografiche relative al tuo target. Un buon database di contatti deve disporre di molte informazioni per ciascuna anagrafica e una di queste è proprio la provincia di residenza. Email inviate nella regione del lettore hanno un potenziale di open rate e conversione molto alto.

Il titolo del tuo evento è l’oggetto della tua Email.

Cerca il giusto titolo per il tuo evento! Pensa a questo come all’oggetto della tua email. Entrambi devono essere al tempo stesso chiari e attraenti, tanto da fornire al ricevente la ragione per cui aprire l’email.

Email Multiple – Crea un piano di comunicazione

Organizza un piano di comunicazione automatizzato che copra tutta la durata dell’evento. Ricorda che questa non è rappresentata solo dal giorno o giorni di partecipazione: inizia con la tua prima comunicazione e si conclude con i giorni di feedback e resoconto.

La fase di pre evento comprende la presentazione del programma, l’invito all’iscrizione e i successivi reminder per chi non ha completato la procedura. Alle iscrizioni confermate invece dovrai spedire le informazioni per accedere all’evento (mappa, ticket, etc).

La fase post evento prevede normalmente il ringraziamento ai partecipanti e la richiesta di un feedback. Sia ai partecipanti che a coloro che non hanno partecipato, è buona prassi offrire contenuti di approfondimento o materiali utilizzati durante l’evento come slide o registrazioni di eventuali speech.

Grazie alle attuali tecnologie informatiche, è molto semplice programmare un ciclo di comunicazione “Triggered”: dovrai preparare tutte le email per tempo e azionare ciascuna in base alle azioni scaturite sulla precedente.

Naturalmente il flusso di comunicazione nell’immagine è semplificato e generale, ulteriori comunicazioni nella fase pre evento possono includere un’anticipazione step by step ai temi trattati nell’evento, attraverso ad esempio la presentazione di ciascun relatore o sessione.

A chi inviare l’invito? Una corretta segmentazione è fondamentale.

Scegliere accuratamente i destinatari dell’email promozionale, non solo aumenta le possibilità di registrazione allo stesso, ma previene disiscrizioni causate da un senso di disinteresse nelle proposte del brand.

I dati anagrafici permettono di prevedere con buona certezza il possibile interesse verso la tipologia di evento. Il primo passo è quello di creare una sorta di anticipazione e, a seconda delle interazioni, gestire le comunicazioni successive.

Nell’acquisizione di nuovi contatti, dedica tempo all’analisi della profilazione. Banche dati come quella di Bancomail forniscono anagrafiche con una profilazione aziendale profonda e completa che permettono azioni mirate ed efficienti.