La validazione è probabilmente il fattore più importante nell’Email Marketing.

Sembra banale, sembra scontato, ed effettivamente lo è… ci sono infiniti argomenti sul tema del marketing via email, paper scientifici, congetture, teorie, consigli e suggerimenti ben intenzionati – ma c’è un elemento in questa partita che è e dovrebbe essere senza dubbio la base di tutte le considerazioni, per quanto banale possa sembrare questo è l’indirizzo email.

L’indirizzo email è come un seme che cresce in un albero forte e fruttifero. È la base da cui può nascere una pianta sana che, con cura e dedizione, produrrà frutti succosi per il tuo business.

A prima vista può sembrare una strana metafora, ma in realtà ci sono molte analogie tra un seme e un indirizzo email. Senza un seme sano, la pianta non può crescere, così come senza un indirizzo email valido non puoi far crescere il tuo business.

Quindi iniziamo con i nostri semi… gli indirizzi email, perché senza semi vitali, le probabilità di una germinazione, o di una piccola piantina, sono esigue o addirittura senza speranze.

Un cesto pieno di semi

In primavera, quando si preparano i campi per la semina, non si può sottovalutare l’importanza dei semi che andremo a piantare. Un solo sguardo al cesto dei semi è sufficiente per capire se, una volta seminati, daranno vita a piante rigogliose e fruttuose.

Nel nostro caso, il cesto è il database con tutti gli indirizzi email che devono essere utilizzati per costruire relazioni redditizie con i leads.

Quando si costruisce un database di email, non basta accumulare una grande quantità di indirizzi, ma è necessario selezionarli attentamente, come se stessimo scegliendo i semi per il nostro orto. Scegliere indiscriminatamente potrebbe portare a risultati disastrosi – come la crescita di piante infestanti o addirittura la mancanza di germogli, situazione che si sarebbe potuta evitare analizzando i semi in inverno per una semina controllata.

Questa situazione è comprensibile e ragionevole per i semi e ci fa attendere un rendimento maggiore. Lo stesso pattern si applica anche agli indirizzi email presenti in un database, purtroppo raramente sufficientemente controllati. Controllo in questo caso significa validazione degli indirizzi email per scremare quelli errati e garantire alta qualità.

In questo senso, validare gli indirizzi email è un passaggio fondamentale, che non può essere trascurato. Solo così potremo garantire la pulizia del nostro elenco di contatti e la buona riuscita della nostra strategia di email marketing, evitando così erbacce, problemi e sprechi di risorse.

Cosa scartare nella Validazione degli Indirizzi Email

Con semi sbagliati il raccolto viene perso, con indirizzi email errati ci sono diverse possibili conseguenze negative.

Nel miglior caso, l’indirizzo si rivela obsoleto e non più in uso. In questo caso, il danno causato è relativamente limitato. Il problema di aver investito risorse in contatti non validi può essere aggirato facilmente nel caso di acquisto di database. Quando si acquista un database da un fornitore affidabile, si può mitigare questo rischio, per sua natura fisiologico, grazie a una garanzia di rimborso (quella di Bancomail è questa). Questo tipo di garanzia consente di rifornire il database delle eventuali perdite dovute alla presenza di indirizzi email non validi. In questo modo, si può recuperare rapidamente e senza ulteriori investimenti di tempo, assicurando che la campagna di email marketing continui a essere mirata ed efficace.

Una forma di errore molto più spiacevole è rappresentata da indirizzi definiti “spam trap”. Utilizzare questi indirizzi può portare al blocco del proprio indirizzo IP e alla sua inserzione in blacklist, rendendo vano o più difficile il lavoro di costruzione di una campagna di email marketing funzionante. Nessun fornitore affidabile dovrebbe metterti in una situazione del genere, in quanto ciò indica un possibile fallimento nei loro processi di gestione del dato. Le procedure di Bancomail per garantire la qualità e l’affidabilità degli indirizzi sono trasparenti e consultabili online.

Cosa viene verificato durante la validazione degli indirizzi email?

SMTP verification (per evitare hard bounces)

Questa verifica controlla fino a che punto il server SMTP in ingresso è in grado di accettare sessioni in arrivo e risponde alle richieste.

Spam Trap Check (per rimuovere le Spam Trap)

Gli indirizzi spam trap vengono utilizzati dagli ISP (Internet Service Provider) per rilevare gli spammer e bloccarli attraverso l’inserimento in apposite “blacklist”.

Anche in questo caso, ci sono diverse categorie. Molti di questi indirizzi sembrano essere indirizzi email regolari, altri sono relativamente ovvi e facili da individuare a causa di errori di ortografia o della scelta delle parole.

L’individuazione delle spam trap richiede un’analisi approfondita e l’applicazione di tecniche specifiche per identificare questi indirizzi. Una delle strategie utilizzate è l’analisi delle metriche di reazione degli indirizzi email. Un’altra tecnica comune è il controllo incrociato con elenchi di spam trap noti o database di indirizzi email non validi. Questi elenchi, come i “honeypot” o i “sinker”, contengono indirizzi appositamente creati per attirare gli spammers.

Chiunque invii email a queste spam trap dimostra inequivocabilmente di farlo senza un preventivo prospecting del destinatario, e questo diventa l’indicatore corrispondente e la base per essere inserito in una blacklist. Ecco perché è fondamentale non inviare email a spam trap: oltre a preservare la deliverability delle tue email e mantenere una buona reputazione, inviare messaggi a questi indirizzi sarebbe inefficace poichè inesistenti e non in target.

Grey List Detect (per prevenire il grey listing durante la validazione)

Il “grey-listing” è stato sviluppato come misura di prevenzione dello spam: quando un server ricevente ritiene che il mittente sia sospetto, respinge temporaneamente l’email. Successivamente, il server informa il mittente di rispedire l’email per poterla consegnare correttamente.

Questa tecnica è efficace poiché gli spammer di solito non inviano la stessa email più volte in rapida successione. Di conseguenza, le email indesiderate vengono filtrate e non raggiungono la casella di posta in arrivo.

Tuttavia, durante la validazione degli indirizzi email, il grey-listing rappresenta una sfida. Poiché un singolo tentativo di consegna non fornisce un feedback definitivo, non è possibile stabilire con certezza se l’indirizzo email da verificare sia effettivamente valido. Per ottenere una conferma definitiva, è necessario effettuare un nuovo tentativo di consegna che a quel punto confermerà lo stato di salute dell’indirizzo che si sta cercando di validare.

Verifica degli indirizzi email temporanei (gli indirizzi one way / disposable vengono eliminati)

Gli indirizzi email temporanei non sono certamente la norma, ma esistono e dovrebbero essere rilevati e rimossi dal database. Ci sono due motivi principali per questo.

Innanzitutto, è ovviamente uno sforzo inutile “sprecare” le tue attività di marketing su questo tipo di indirizzo: poiché questi indirizzi sono spesso utilizzati in modo temporaneo o per scopi specifici, è improbabile che generino un coinvolgimento significativo o una risposta alle tue comunicazioni. Spesso i messaggi inviati a questi indirizzi vengono consegnati correttamente, ma purtroppo non vengono aperti dai destinatari. Questo aspetto rappresenta un’inefficienza per la tua campagna di email marketing

In secondo luogo, questi indirizzi possono facilmente generare hard bounce (email non consegnabili), aspetto che influirebbe negativamente sulla tua reputazione di mittente.

Domain Check (verifica se il dominio è attivo e valido)

Questo processo determina la entry MX (Mail Exchange) del dominio che si sta validando nel sistema DNS (Domain Name System ovvero la “guida telefonica” di Internet).

L’entrata MX è fondamentale poiché rappresenta l’indicazione di base su quale server di posta gestisce le email per quel dominio specifico. Senza un’entrata MX valida, l’email inviata a un dominio potrebbe non essere consegnata correttamente.

È importante notare che un dominio potrebbe non avere un’entrata MX valida per diversi motivi, come ad esempio problemi tecnici o un dominio inattivo. Nel caso in cui l’entrata MX non sia presente o non sia valida, non è opportuno inviare alcuna comunicazione.

E-mail syntax check (controllo struttura e completezza della sintassi dell’indirizzo email)

Il controllo della sintassi verifica se la struttura dell’indirizzo email è corretta secondo gli standard RFC 5322 (Internet Message Format) e RFC 5321 (Simple Mail Transfer Protocol). La prima parte dell’indirizzo, con una lunghezza massima di 64 caratteri, può essere composta da lettere latine, numeri e alcuni caratteri speciali, ammettendo sia maiuscole che minuscole. Questa parte è seguita da una “@” (chiocciola) e quindi dalla seconda parte dell’indirizzo email, che indica il nome di dominio e può essere lunga fino a 253 caratteri.

Domini catch-all: un caso speciale

I domini catch-all sono un caso speciale che non deve essere ignorato, poiché questi domini accettano essenzialmente tutte le email in arrivo, indipendentemente dal fatto che l’indirizzo email utilizzato sia corretto o se non ci sia nemmeno un destinatario reale.

A causa di questa procedura, non ci sono feedback dal server di ricezione, né positivi nè negativi, il che significa che non ci sono praticamente indizi sulla destinazione di un’email. Non è possibile fare una dichiarazione al 100% nel contesto della convalida degli indirizzi email e lo stato rimane sconosciuto.

Il risultato massimo che si può ottenere qui è accertare se si tratta di uno dei domini catch-all.

Anche se l’invio di email ai domini catch-all non rappresenta la scelta ottimale per una campagna di Email Marketing, è importante sottolineare che, quando gestiti correttamente e se in un numero ridotto, possono comunque portare vantaggi senza impattare negativamente sulla deliverability. Inviare a questi indirizzi consente di ampliare la portata della tua campagna e non perdere opportunità. Mantenendo una un’accurata e bilanciata segmentazione degli indirizzi email, è possibile sfruttare al meglio le potenzialità delle campagne di email marketing.

Le sfide nei processi di Validazione

La validazione degli indirizzi email può presentare diverse sfide a causa della mancanza di un processo uniforme tra i diversi provider di posta elettronica. È necessario tenere conto di molteplici procedure diverse, e ciò può complicare il processo di validazione. In particolare, i domini catch-all, di cui abbiamo parlato nell’ultimo paragrafo, contribuiscono a questa complessità. Anche se la possibilità di incorrere in indirizzi email non validi dopo un processo di validazione è ridotta, rimane sempre un piccolo rischio. Quando si acquistano liste email, è fondamentale prestare attenzione a diversi criteri di qualità, tra cui la validazione degli indirizzi email offerta dal fornitore.

Per garantire una maggiore tranquillità al cliente, il fornitore del database dovrebbe offrire una garanzia e fornire la sostituzione o il rimborso dei record non funzionanti. In questo modo, si può ridurre al minimo il rischio associato alla validazione degli indirizzi email e garantire una maggiore efficienza delle campagne di email marketing.

Le Garanzie – l’esempio di Bancomail

Se, nonostante un attento processo di selezione, test e validazione, si verificano dei rimbalzi, è possibile presentare un reclamo a Bancomail entro 60 giorni dalla consegna del database. Questo periodo è sufficientemente lungo per consentire il tempo necessario per la preparazione, l’implementazione e la valutazione della campagna.

I reclami possono essere aperti direttamente dall’area riservata di Bancomail e prevedono l’invio dell’elenco dei Bounce riscontrati. Sulla base dei test di verifica che convalidano la richiesta, Bancomail emette un voucher per un futuro acquisto o una nota di credito, a seconda delle preferenze del cliente.